Бухгалтерский учет в общепите

Когда человек решает открыть собственный бизнес, связанный со сферой общественного питания, то очень много вопросов возникает об организации учета. Чтобы разобраться, как ведется бухгалтерский учет в общепите следует ознакомиться с материалом данной статьи.

Как ведется бухгалтерский учет в ресторанном бизнесе?

Главная сложность во время ведения бухгалтерского учета в ресторанном бизнесе заключается в том, что одна и та же организация проходит сразу три параллельных процесса, и необходимо вести учет сразу по трем процессам. Так, в бухгалтерском учете ресторанов необходимо вести учет производства, предоставления услуг и розничной торговли.

Хотя это и звучит устрашающе, на самом деле не так все сложно. Главное с самого начала определиться с тем, какой именно бизнес у вас будет – малый, либо крупный. От того, какой бизнес создается, будет зависит какую систему налогообложения выбрать и как будет вестись бухгалтерский учет.

Система налогообложения в ресторане

От того, какую категорию заведения выбирает предприниматель зависит выбор системы налогообложения. Для небольшого бизнеса более выгодна упрощенная система налогообложения, но в случае с крупным бизнесом не получится воспользоваться упрощенной, а следует вести учет на основной системе налогообложения. 

Как правило, малый бизнес создают в виде ООО или ИП. Вот тут и проявляется главное отличие в ведении бухгалтерского учета, так как ООО обязано вести бухгалтерский учет, а вот на ИП это правило не распространяется.

Ведение бухгалтерского учета ИП

В том случае, если ресторанный бизнес открыт в виде ИП, и выбран ЕНВД или патент, тогда необходимо вести лишь налоговый учет, точнее "Книгу доходов и расходов", в которой учитываются только доходы предпринимателя.

В данных режимах доходы учитываются кассовым методом, то есть практически все поступления на расчетный счет от покупателя относятся к доходам, но есть исключения, например возврат денежных средств от поставщика, либо подотчетного лица. 

Предпринимателю в данном случае не потребуется даже специализированное оборудование, так как можно просто сложить суммы по кассе и по банковским выпискам.

Ведение бухгалтерского учета у ООО

В том случае, если бизнес был открыт, как ООО, тогда предпринимателю необходимо вести полноценный бухгалтерский учет. Сложностей с налоговым учетом не должно возникнуть, так как он идентичен тому, который ведется у ИП. А вот бухгалтерский учет ООО требует формирования бухгалтерских проводок, которые необходимо составлять по каждой хозяйственной операции. К примеру, покупка товаров у поставщика, выдача заработной платы, продажа товаров и другие. Необходимо на каждую хозяйственную операцию сформировать реестры и отражать их в соответствующих отчетах.

Кроме этого, необходимо подготовить и сдать отчет о финансовых результатах и бухгалтерский баланс. В отчете следует основные показатели бизнеса по состоянию на 31 декабря – дебиторская задолженность, пассивы, остаток денежных средств и т. п. 

Как правило предприниматели не нуждаются в ведении подобного вида отчетности, но все же они обязаны ее подготовить и сдать, так как она является обязательной частью бухгалтерского учета.

Какая система налогообложения подойдет для ресторанов

Для того, чтобы понять какую систему налогообложения выбрать для ресторанного бизнеса, следует учитывать тот факт, какого масштаба бизнес ведётся. Довольно часто случаются ситуации, когда бизнес настолько крупный (выручка за год превышает 150 млн. рублей), что запрещено использовать упрощенную систему налогообложения. 

Многие владельцы ресторанов выбирают упрощенную систему расходов, из-за того, что в этом случае по налогам придется меньше платить. Это особенно выгодно для тех предприятий, у которых доля чистой прибыли от общей выручки не превышает 30%.

Но при выборе упрощенной системы налогообложения следует учитывать тот факт, что ведение учета займет больше времени и сил. Так как здесь необходимо будет вести расходы двумя методами – кассовым и начислением. То есть, предприятию придется учитывать не только сумму дохода, но и расходы, а их учет сложнее, чем на основной системе. Необходимо при ведении упрощенной системы налогообложения учитывать три фактора – поступление на склад товара, оплата поставщику и продажа покупателю. Необходимо соблюдать все три фактора, для того чтобы произвести запись в расходы. Кроме того, чтобы при упрощённой системе налогообложения не запутаться в расчетах, бухгалтеру необходимо специальное оборудование, хотя бы система учетов. Также, не следует забывать о том, что необходимо учитывать факт получения товара по накладной. То есть, в расход записывается только оплата за тот товар, который оплачен, получен и реализован.

Выбирая упрощенную систему расчетов, владелец ресторана должен прежде всего нанять опытного бухгалтера и установить необходимое ПО, благодаря которому можно будет отследить изменения по номенклатурам, выявить себестоимость товара и учитывать соблюдение трех факторов. 

Особенности основной системы налогообложения

В основной системе налогообложения используют чистый метод начисления. Ресторатору не придется учитывать движение денежных средств, а необходимо отчитываться о движении товара. То есть, при данной системе налогообложения не учитывается оплата за товар поставщику, а товар всегда отражается в затратах, при получении выручки, по себестоимости. Для бухгалтерии легче работать с основной системой налогообложения, но не для предпринимателя. 

На основной системе, предпринимателю следует знать, что существует еще один налог – возвратный налог. Данный налог заложен в цену товара (20%).

Как правило, сложности с ведением бухгалтерского учета возникает только у ООО. ИП ведут учет только для собственного ознакомления с делами в ресторане, либо же для кредиторов. 

Бухгалтерский учет ресторанного производства

В общепите больше внимание уделяется не торговле, а именно производству, так как происходит покупка ингредиентов, их преобразование, а уже после продажа в готовом виде. Учитывать в бухгалтерии производство, это довольно сложный и трудоемкий процесс. Как правило, рестораторы предпочитают учитывать производство продукции по методу "партион". Суть данного учета заключается в производстве и реализации продукции партиями. 

Сложность такого учета в том, что необходимо отследить то количество продукции, которая потребуется для приготовления и не забыть про затрачиваемый персоналом труд, обслуживание и ремонт оборудования, износ оборудования и многое другое. Поэтому в ресторанном бизнесе и необходима автоматизация бухгалтерского учета. Объем бухгалтерских работ напрямую зависит от того, какая система учета установлена.

Какие документы понадобится для открытия ресторана

Для того, чтобы открыть ресторан, необходимо собрать целый пакет документ, в которые входят: 

• Заключение договора с ОФД; 
• Документы на фискализацию; 
• Наличие лицензии на продажу алкогольной и табачной продукции; 
• Создание уголка потребителя; 
• Журнал, вместе с инструкцией по охране труда; 
• Действующие санитарные книжки сотрудников;
• Результаты от СЭС по обработки проб блюд; 
• Договора заключенные с третьими лицами.

Но это далеко не все, что понадобиться для того, чтобы открыть собственный ресторан. 

Договор аренды помещения

В том случае, если помещение под ресторан арендуется, тогда необходимо заключение соответствующего договора аренды, в котором необходимо указать:

• Точные сроки оплаты; 
• Стоимость одного квадратного метра арендуемого помещения; 
• Срок заключения договора; 
• Возмещение в случае досрочного расторжения договора, как арендодателем, так и арендатором. 

Формирование цен в ресторане

Определение цены на блюдо, с точки зрения бухгалтерского учета, зависит от многих факторов:

• Стоимости включенных в блюдо компонентов;
• Оплаты услуг персонала;
• Суммы выплачиваемой в счет аренды помещения;
• Налоговой ставки;
• Проведения ремонтных работ, замены профессионального оборудования, амортизация и др.;
• Дополнительных расходов.

На ценообразование может серьезно повлиять общая ситуация в сфере ресторанного бизнеса, а также целевая аудитория, ценовой сегмент и, в целом, концепция заведения. Как правило, рестораны, рассчитанные на посетителей с доходом выше среднего, имеют более высокие расценки, чем демократичные закусочные с большими оборотами.

Как поступить при изменении цен или смене поставщика?

Диапазон цен на рынке общепита приблизительно одинаков. Владельцы данного бизнеса предпочитают делать акцент на качестве предлагаемой продукции и уровне обслуживания клиентов.

Корректировка цен невозможна без ежемесячного анализирования и составления отчета о рентабельности и обороте продуктов.

Как учитывать испорченные продукты?

Списание непригодных к употреблению продуктов входит в расчет себестоимости и фиксируется в отчете о финансовых результатах. В бухгалтерском учете присутствует специальное списание продуктов на порчу.

Как составить и в дальнейшем корректировать меню?

После определения формата заведения (ресторан, кафе, столовая и др.) составляется план-меню. Проанализировав статистику выбираются часто заказываемые позиции, с добавлением популярных национальных блюд. Далее меню корректируется в соответствии с продажами, вводятся новые популярные наименования. 

На основании чего устанавливаются нормы вложения сырья

Основанием для установления норм может служить рецептурный сборник. При значительной недостаче и отклонении процента обработки сырья по факту от норм сборника устанавливаются самостоятельно, через акт проработки.

Как установить продажную цену одного блюда (порции)

Правильное определение продажной цены блюда или порции имеет ключевое значение для общего размера прибыли предприятия и объемов продаж. Например, продажная цена сэндвича с ветчиной составляет 60 рублей. Из указанной суммы, себестоимость блюда равна 32,2 рубля при его массе в 200 грамм. Соответственно, наценка равна 28 рублям или 86,34%. Это небольшой размер наценки, так как данное блюдо продается в больших количествах и является высокооборотным.

Персонал в общественном питании

Организация работы персонала строится на должностных инструкциях каждого специалиста. Поэтому необходимы максимально подробные должностные инструкции для барменов, официантов, уборщицы, поваров, администратора, закупщика и так далее.

Данный документ детально очерчивает круг обязанностей соответствующего специалиста и он становится главным при возникновении спорных ситуаций. Именно на основании должностной инструкции решается, есть ли вина в конкретных действиях того или иного работника, или нет.

Договор о материальной ответственности

Кроме того, необходимы договора о полной материальной ответственности лиц, имеющих отношение к материальным ценностям. Данное соглашение возлагает на работника ответственность за повреждение имущества, его утрату или порчу. Владелец предприятия заинтересован в данном документе, так как вправе требовать от работника соответствующую компенсацию. Но, следует отметить, что не подлежит взысканию упущенная выгода.

Товарный отчет материально ответственных лиц

В процессе текущей деятельности составляется товарный отчет лиц, на который возложена материальная ответственность. Данный отчет содержит информацию о движении запасов, продуктов, а также тары. Документ оформляется в двух экземплярах, один из которых передается материально ответственному лицу, а другой остается у владельца предприятия.

Товарный отчет включает данные о поступлении продукции, а также о ее «выбытии». Приходная часть заполняется на основании приходных документов о закупках и поставках, а расходная – на основании товарных чеков, отчетов Z и накладных по расходным операциям.

Указанный отчет обязательно включает титульную страницу, указание о суммах остатка и тары на начало дня. Соответственно, остатки на начало дня должны сопоставляться остаткам на конец предыдущего дня.

Вся информация отображается в отчете в хронологическом порядке.

Особенности учета оплаты труда

Важной составляющей бухгалтерского учета предприятия общественного питания является учет количества сотрудников, отработанного времени и объемов выработки продукции. Указанные обстоятельства влияют на расходы предприятия.

В первую очередь, необходимо четко установить число сотрудников, которые будут отвечать за тот или иной участок работы. При этом в расчет принимаются данные об общей площади заведения и об уровне его заполняемости в разные дни. Ключевое значение имеет исполнение требований об охране труда. Их нарушение способно повлечь остановку деятельности предприятия.

Графики работы могут самыми разными. Например, наиболее распространенными графиками являются 2 дня через 2 с 40 часами работы в неделю. При этом должна устанавливаться отдельная оплата за выполнение обязанностей в вечернее и ночное время, а также выходные либо праздничные дни.

В сфере общепита используются два типа оплаты труда:

1. Повременная. При которой расчет основывается на фактически отработанном времени. При этом базой для расчета является тарифная ставка или оклад соответствующего работника;
2. Повременно-премиальная. При использовании указанной системы оплаты труда, в заработок работника включается фактически отработанное время и премиальные выплаты. Она начисляется раз в месяц или ежеквартально за добросовестное и качественное исполнение своих обязанностей.

Важное значение имеет правильное оформление отпусков и больничных. Отпуска оформляются на основании графика, который составляется на каждый последующий год. При этом в каждом случае ухода в отпуск руководством издается приказ. Отпускные выплаты должны быть начислены работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Проведение инвентаризации в ресторане

Инвентаризация в ресторане представляет собой мероприятие, которое проводится периодически. Она проводится ежемесячно 1-го числа. Во время инвентаризации, необходимо провести документы по приходу и расходу, не упустив ни одной бумажки. Рекомендуется выполнять инвентаризационные мероприятия бара совместно со старшим барменом либо иным уполномоченным лицом. Для инвентаризации кухни следует приглашать шеф-повара и технолога. Результаты мероприятия обобщаются и заносятся в централизованную систему, например, такую, как Poster. 

Анализ всех документов позволяет проверить наличие расхождений и установить их причины. Если имеются любые расхождения, следует проводить анализ прихода и расхода, сопоставлять операции, проверять технологическую карту, а также устанавливать проценты обработки продуктов. При наличии ошибок, их необходимо исправить, чтобы не вводить заведомо неверные данные в систему.

К примеру, при наличии вопросов по процентам потерь во время первичной обработки продуктов, необходимо выполнить следующее:

• Обязательно требуется повторная проверка;
• Необходим акт проработки с пересчетом процента потерь;
• Если вопрос заключается в технической карте, нужно дополнительно проработать блюда и учесть все виды затрат по использованным продуктам за период с прошлой инвентаризации.

Когда оснований для проведения полной инвентаризации нет, можно провести частичную. Ее особенность заключается в том, что проверке подлежит только одна категория продукции.

Особенности учета сырья, товаров, тары в бухгалтерии и на складе

При бухгалтерском учете, ключевое значение имеет фиксация данных о поступлении товаров, их объеме, состоянии. При взаимодействии объекта общепита с поставщиком, необходимо требовать от каждого поставщика следующие документы:

• Договор поставки должен быть представлен в двух экземплярах;
• Необходимы уставные документы поставщика;
• Нужен его прайс со всеми расценками на все категории продукции;
• Вместе с продуктами должны быть представлены санитарные сертификаты.

При оформлении соглашения о поставке следует отражать срок доставки продуктов, срок внесения оплаты или период рассрочки, способы возмещения убытков при просрочке, а также условия возврата продукции ненадлежащего качества.

Есть особенности при взаимодействии с закупщиками. Им следует выдавать деньги исключительно под отчет и получать от них данные о расходах в конце дня.

Весьма эффективным может быть работа с закупщиками и поставщиками. Они способны быть взаимозаменяемыми, что выгодно для предприятия, так как оно в любом случае получит нужные продукты по доступной цене.

Списание расходов в общепите

Списание расходов в сфере общественного питания происходит по нескольким позициям. Их следует рассмотреть детальнее:

• Случайное повреждение или уничтожение имущества предприятия;
• Расходы на организацию питания сотрудников;
• Угощение гостя;
• Затраты на проработку блюд для гостей, для ознакомления официантов, для рекламных фотографий. Кроме того, блюда готовятся для оценки их вкусовых качеств;
• Блюда представляются надзорному органу для определения соответствия санитарным нормам.

Кроме того, расходы будут связаны с закупкой посуды и столовых приборов.

Посуда и приборы – требования к организациям общественного питания

Посуда и столовые приборы в заведениях общественного питания могут быть металлическими, из нержавеющей стали, мельхиора и иных сплавов. Также должна быть стеклянная посуда сортовая – из хрусталя, стекла с орнаментом или без такового. Допускается использование посуды из древесины и керамики. 

Расчет оснащенности посудой и столовыми приборами ведется так, чтобы на одно посадочное место имелось не менее одного набора. По документам посуда и приборы проводятся также, как и продукты питания.

Способы расчета рентабельности предприятия

Чтобы рассчитать рентабельность предприятия, можно чистую прибыль объекта разделить на сумму понесенных расходов и умножить на 100%. Но, допускается и расчет по балансовой прибыли. Он заключается в том, что сумму такой прибыли делят на стоимость всех активов и умножают на 100%.

Заключение

Бухгалтерский учет в общепите позволяет контролировать расходы и доходы на каждой стадии производства, своевременно реагировать на изменения в ценах и выбирать лучшие условия для работы.